Comment fonctionne SenGestion ? Le guide de la gestion locative, étape par étape

SenGestion est un logiciel de gestion locative en ligne pensé pour le Sénégal : les montants sont en francs CFA, les paiements sont ceux que l'on utilise déjà — Orange Money, Wave, Free Money, espèces — et tout fonctionne dans le navigateur d'un téléphone ou d'un ordinateur, sans application à installer.

Il s'adresse aux agences immobilières, aux propriétaires (au Sénégal comme dans la diaspora), à leurs locataires et aux artisans du bâtiment. Ce guide suit une location du début à la fin, et montre à chaque étape ce que fait le logiciel — et ce qu'il ne fait pas.

En résumé

• Vos annonces reçoivent des demandes de visite ; vous planifiez les visites et suivez les candidats.
• Le candidat retenu devient locataire, et son bail se prépare à partir des informations déjà saisies.
• Les factures du mois se génèrent en un clic ; une fois le loyer réglé, elles deviennent des quittances.
• Le loyer se paie en ligne si l'agence l'a activé, ou se déclare puis se valide. L'argent ne passe jamais par SenGestion.
• Une panne se signale, se confie à un artisan et se suit jusqu'au compte rendu.
• Les dépenses de chaque logement et l'état de vos biens se lisent sur le tableau de bord, même depuis l'étranger.

1. Publier un logement et recevoir des demandes

Chaque bien a sa fiche : adresse, quartier, loyer, caractéristiques et photos. Une fois publiée, l'annonce apparaît sur la vitrine publique de SenGestion, où les visiteurs peuvent la trouver et envoyer une demande de visite avec leur nom et leur numéro de téléphone. Ces demandes arrivent dans la rubrique « Demandes et visites » de votre espace.

2. Planifier les visites et choisir le bon locataire

À partir d'une demande, vous fixez un jour et une heure de visite. Une personne qui vous a appelé directement peut aussi être ajoutée au planning. Le calendrier du mois montre qui vient, quand, et pour quel logement ; chaque visite est « à confirmer », « confirmée », « effectuée » ou « annulée », et un message WhatsApp de confirmation est prêt à être envoyé.

Des candidats suivis, pas des numéros perdus

Quand une visite est effectuée, la personne devient candidate. Vous notez sa situation (salarié, fonctionnaire, commerçant, étudiant…), l'état de son dossier — à étudier, en cours, sélectionné, refusé — et vos remarques. Quand vous retenez un candidat, sa fiche locataire est créée avec ses coordonnées, et le formulaire du bail s'ouvre avec le locataire et le logement déjà choisis.

3. Le bail, les factures et les quittances

Le bail relie un logement à un locataire : loyer, charges, caution, jour d'échéance et durée. Il s'imprime à partir de votre propre modèle de bail ; le document rappelle qu'il ne remplace pas la relecture d'un professionnel du droit.

Chaque mois, les factures se génèrent en un clic. Quand le loyer est réglé, la facture devient une quittance, à l'en-tête de l'agence, prête à imprimer ou à envoyer. Chaque document émis porte un code unique : n'importe qui peut en vérifier l'authenticité, sans compte, sur la page Vérifier un document.

4. Le paiement du loyer : l'argent va directement à l'agence

Deux façons de payer coexistent, et l'agence choisit :

• Le paiement en ligne. L'agence relie à SenGestion son propre compte marchand, ouvert à son nom chez un prestataire de paiement. Le locataire règle depuis son espace avec Orange Money, Wave, Free Money ou sa carte ; l'argent arrive directement sur le compte de l'agence, et la quittance se met à jour toute seule une fois le paiement confirmé.
• Le paiement déclaré. Le locataire envoie l'argent comme d'habitude, depuis son application, aux numéros de l'agence, puis le signale dans son espace avec la référence de la transaction. Rien n'est compté comme réglé tant que l'agence n'a pas vérifié et validé.

SenGestion ne détient jamais l'argent des loyers. Il ne s'interpose pas entre le locataire et l'agence : il enregistre, rapproche et documente.

Les relances

Quand un loyer est en retard, le logiciel repère qui relancer et prépare le message, à envoyer par WhatsApp. Les relances enregistrées restent consultables dans l'historique de la rubrique « Relances ».

5. Les réparations, du signalement au compte rendu

Une fuite, une prise qui ne marche plus, une porte qui ferme mal : le locataire le signale depuis son espace, photo à l'appui, ou l'agence crée la demande elle-même. La demande reçoit une référence et un niveau d'urgence, puis suit quatre étapes : à traiter, artisan assigné, intervention en cours, terminée.

L'agence confie le travail à l'un de ses artisans habituels ou à un professionnel validé de l'annuaire SenGestion. Les artisans sont des professionnels indépendants : SenGestion ne les emploie pas, et le prix de l'intervention se convient directement entre l'agence et l'artisan. S'il a un espace sur SenGestion, l'artisan voit les travaux qui lui sont confiés, indique ce qu'il a fait et peut joindre une photo après l'intervention. Le locataire voit l'avancement depuis son espace.

6. Les dépenses et l'état de vos biens

La rubrique « Dépenses » sert de registre : pour chaque dépense, le logement, la date, le montant et la catégorie — entretien et réparations, gardiennage, eau et électricité, ou autres. Le coût d'une réparation terminée peut y être noté en un clic depuis la demande de travaux.

Le tableau de bord réunit l'essentiel du mois : loyers encaissés, impayés, taux d'occupation, dépenses et leur répartition, et l'état des biens. Tant qu'aucune réparation n'est ouverte, il affiche « Aucun incident en cours » ; sinon, il liste les demandes ouvertes, l'urgent en premier. Pour un propriétaire de la diaspora qui gère lui-même ses logements, c'est la réponse à la question « où en suis-je ? », depuis Paris, Milan ou New York.

Ce registre ne crée aucune facture et ne modifie ni les honoraires d'une agence ni les sommes à reverser aux propriétaires. De même, la rubrique « Comptabilité » est un état de gestion, pas une comptabilité légale : elle ne remplace pas un expert-comptable.

7. Et pour le locataire, et pour l'artisan ?

• Le locataire se connecte à son espace locataire avec son numéro de téléphone et le mot de passe que son agence lui remet. Il y retrouve ses quittances, paie ou signale un paiement, et peut signaler un problème dans son logement.
• L'artisan présente son métier et sa zone dans l'annuaire, reçoit des demandes de devis depuis sa fiche, et suit dans son espace les travaux que les agences lui confient. Pour rejoindre l'annuaire : proposer mes services.

Ce que SenGestion ne fait pas

• Il n'encaisse pas les loyers à votre place : l'argent va de votre locataire à vous, ou à votre agence.
• Il n'emploie pas d'artisans : il vous aide à trouver un professionnel indépendant et à suivre son intervention.
• Il ne remplace ni la personne qui remet les clés sur place, ni un notaire, ni un juriste, ni un expert-comptable.

Par où commencer ?

1. Créez votre compte : gratuit pour commencer, sans carte bancaire.
2. Ajoutez vos logements, puis vos locataires et leurs baux.
3. Générez les factures du mois et suivez les paiements.
4. Au fil de l'eau : planifiez les visites, suivez les réparations, notez les dépenses.

Ce que comprend chaque formule, et son prix, est détaillé sur la page Tarifs et formules. Pour une vue d'ensemble en images, voyez aussi Découvrir SenGestion.